5.- Cómo gestionar las Retenciones

Cómo gestionar los Tipos de Comprobante

Dentro de los diversos cambios incluidos en la Reforma Fiscal 2014, se encuentra la disposición de emitir comprobantes digitales  por operaciones diferentes a las actividades de venta o renta de productos y servicios, como:

  • Retenciones de impuestos
  • Pago de viáticos
  • Enajenación de acciones
  • Pago de dividendos y/o utilidades, entre otras.

Por lo anterior, los contribuyentes están obligados a expedir los nuevos comprobantes digitales que la autoridad establece para registrar retenciones e información de pagos, y tienen hasta el 31 de enero de 2015 para generarlos.

En este submenú podrás configurar el documento  y el complemento que requieras, por ley un CFDI de retención solo podrá contener 1 complemento (adicional al complemento de timbrado) por lo que si requiere que tenga otro complemento deberá configurar un documento de retención con ese otro complemento.

Es importante mencionar que no hay necesidad de cargar ningún conector/adaptador, la solución ya cuenta con ellos de acuerdo al layout proporcionado para los CFDI de retención y cada uno de sus complementos.

En yZnW5zjpgC3gTGIT-XSAlogo-01.png la gestión de las retenciones se muestra en este capítulo. Pero para comenzar a usar esta funcionalidad es necesario registrar los nuevos tipos de comprobantes de retenciones. 

Al ingresar a esta opción del submenú el sistema presentará la pantalla de Listado de Tipo de Comprobantes. 

  

Cómo agregar un nuevo tipo de comprobante retenciones
  1.  Haz clic en el botón Nuevo. El sistema mostrará la pantalla de Nuevo tipo de comprobante retenciones y habilitará los campos para su edición.   

      

  2. Anota en el campo Nombre del comprobante, el nombre que tendrá este nuevo tipo de comprobante de retención.
  3. Selecciona del campo Encoding el formato de codificación de caracteres en que vendrá el archivo desde el ERP/ sistema contable (si es que lo conoces) o dejar seleccionado Automático.
  4. Selecciona del campo Complementos el correspondiente para este Comprobante de retención, en caso de que el tipo de CFDI que estás creando deba tener uno de los complementos avalados por el SAT. El sistema desplegará una lista de los complementos.

    El tipo de Encoding, se recomienda en automática aunque si usted conoce exactamente cual es el tipo de enconding usado en la creación de sus archivos de insumo lo puede seleccionar de la lista.

  5. Selecciona del campo Sucursales el nombre de la Sucursal correspondiente a la que el documento será destinado, en caso de que no sea para una sucursal, se deberá elegir Matriz.
  6. Selecciona del campo Tipo de Emisión si este comprobante aplica para Pruebas o Producción.
  7. Activa la casilla si Desea agregar Addenda personalizada. El sistema mostrará las opciones Conector (.xconv) y Adaptador (.xsa), donde debes elegir la ruta donde se encuentra el archivo que contiene el conector y adaptador válido.

  8. Selecciona en la sección Métodos a Usar, de la columna Métodos, los métodos de envío de información que se tendrá para este comprobante y pasalos con las flechas de envío, a la columna Usar.
  9. Anota en el campo Usuario el usuario de la cuenta FTP o SFTP que recibirá el insumo para la emisión de la retención, por ejemplo. “recepretencion”.
  10. Marca en la opción Tipo de Autenticación la que corresponda. En caso de seleccionar la opción Contraseña el sistema sólo solicitará que llenes los campos de Contraseña yConfirmar Contraseña. En caso de elegir Relación de Confianza el sistema desplegará un campo adicional Llave pública RFC 4716 donde debes anotar la llave pública para el cifrado de información con este formato.
  11. Haz clic en el botón Guardar. El sistema presentará la siguiente pantalla de Plantilla de Retenciones.      

        

  12. Haz clic en el botón Seleccionar archivo. El sistema desplegará una ventana del explorador de archivos, donde debes elegir la ruta donde se encuentra el archivo que contiene la plantilla.

      

  13. Selecciona el archivo correspondiente y haz clic en el botón Abrir. El sistema regresará a la pantalla de Plantilla de retenciones mostrando el nombre del archivo del lado derecho del botón y desplegará debajo el botón para agregar subreportes.  

     

  14. Haz clic en el botón Seleccionar archivo. El sistema desplegará una ventana del explorador de archivos, donde debes elegir la ruta donde se encuentra el archivo que contiene los subreportes.

     

  15.  Selecciona el archivo correspondiente y haz clic en el botón Abrir. El sistema regresará a la pantalla de Plantilla de retenciones mostrando el nombre del archivo del lado derecho del botón y desplegará debajo el botón para agregar subreportes.  

      

    Puedes agregar los archivos de Subreportes que desees usar haciendo clic en el botón Agregar o podrás eliminarlos haciendo clic en el botón Quitar.

  16. Haz clic en el botón Siguiente. El sistema mostrará la pantalla de Configuración de Imágenes.  

       

  17. Haz clic en el botón Seleccionar archivo para agregar la imagen que desees se despliegue en el CFDI impreso. El sistema abrirá una ventana del explorador de archivos. Localiza la carpeta donde se encuentra el archivo con  la imagen que deseas utilizar.  

         

  18. Selecciona el archivo y haz clic en el botón Abrir. El sistema regresará a la pantalla de Configuración de Imágenes mostrando del lado derecho del botón Seleccionar archivo, el nombre del archivo que has elegido como imagen.  

     

  19. Haz clic en el botón Guardar, el sistema regresará a la pantalla de Listado de Tipos de Comprobante mostrando el comprobante que acabas de registrar. n.  

       

Cómo modificar un tipo de comprobante retenciones
  1. Haz clic en el enlace Modificar correspondiente al Comprobante cuyas características deseas cambiar. El sistema desplegará la pantalla Modificar Tipo de Comprobante con los campos habilitados para su modificación. 

     

  2. Realiza las modificaciones que consideres pertinentes y asigna la información con base en las acciones que se señalan en el tema Cómo agregar un nuevo tipo de comprobante retenciones descrito arriba.
  3. Haz clic en el botón Guardar. El sistema egresará a la pantalla de Listado de Tipos de Comprobante con las modificación que acabas de hacer.    

      

Cómo eliminar un tipo de comprobante retenciones
  1. Haz clic en el enlace Eliminar correspondiente al Comprobante deseas borrar del Listado de Tipos de Comprobante. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación.     

      

  2.  Haz clic botón Aceptar. El sistema regresará a la pantalla Listado de Tipos de Comprobante mostrando que el Tipo de Comprobante que elegiste ha sido eliminado de la lista.     

     

Cómo trabajar con el Listado de retenciones

En esta opción del submenú podrás realizar las búsquedas y descargar los documentos de retención que hayas emitido. Al ingresar a esta opción, el sistema desplegará la siguiente pantalla de Listado de Retenciones. 

Cómo buscar un Comprobante de Retenciones
  1. Selecciona del cuadro de lista desplegable del campo Tipo de Comprobante, el tipo a que corresponda el Comprobante de retención que estás buscando, si es que deseas hacer la búsqueda por este criterio.
  2. Anota en el campo RFC receptor el RFC que corresponda si es que deseas hacer la búsqueda por este criterio.
  3. Anota en el campo UUID el identificador único universal que permite reconocer y distinguir el Comprobante, si es que deseas hacer la búsqueda por este criterio.
  4. Anota en el campo Fecha retención Desde la fecha de inicio del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
  5. Anota en el campo Fecha retención Hasta la fecha de término del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
  6. Haz clic en el botón Buscar. El sistema presentará en la sección Listado de Retenciones aquellos Comprobantes que cumplan con los criterios de búsqueda que seleccionaste.    

     

     

      

    El Listado de Retenciones mostrará la información relativa a cada comprobante expedido, tal como el RFC receptor, la Fecha de retención, el importe Total de la operación y el importe Total de retención. También podrás descargar el archivo XML y/o PDF respectivo.

Cómo descargar un Comprobante de Retencione

1. Marca la casilla de selección del comprobante que deseas descargar. Haz clic en el botón Descargar. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación.    

2. Haz clic en el botón  para descargar el archivo XML, o en el botón  para descargar el archivo PDF. El sistema mostrará la descarga respectiva.    

 

3. Para Cancelar un Comprobante de retención debes seleccionarlo haciendo clic en la casilla de selección del renglón correspondiente y luego hacer clic en el botón Cancelar. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación.   

Captura-de-Pantalla-2021-12-28-a-la(s)-16.23.14.png

4. Haz clic en el botón Aceptar. El sistema mostrará una nueva pantalla para indicar el motivo de Cancelación.

Motivo de Cancelación

Clave Descripción
01 Comprobante emitido con errores con relación
02 Comprobante emitido con errores sin relación
03 No se llevó a cabo la operación
04 Operación nominativa relacionada en una factura global

5. Se tiene que seleccionar el motivo de acuerdo a la su operación, en el caso de ser la opción 01 se tiene que indicar el folio de sustitución, para la opción 02, 03 y 04 no deben de llevar folio sustitución.

Opción 01. 

Captura-de-Pantalla-2021-12-28-a-la(s)-10.07.36.png

Opción 02, 03 y 04.

Captura-de-Pantalla-2021-12-28-a-la(s)-10.08.55.png

6. Al hacer clic en el botón Aceptar, el sistema marcará, en el Listado de Retenciones,  el comprobante con la etiqueta de Cancelado.

  

Cómo trabajar con el Resultado de la Emisión

En esta opción de submenú podrá verificar el estado de un documento que genere.

Al ingresar a esta opción el sistema mostrará la siguiente pantalla de Resultado de la Emisión con la sección de Búsqueda y el Listado de Documentos. Los estados posibles que tendrá un comprobante son:

  • NUEVO: El documento recientemente se cargo para su generación.
  • GENERADO: El documento ha sido emitido exitosamente.
  • GENERANDO: El documento esta en proceso de emisión.
  • ERROR: El documento tuvo uno o mas errores y por ello no se fue posible su generación, podrá visualizar este error o errores.

  

 Cómo buscar un Comprobante de Retenciones
  1. Anota en el campo Archivo Fuente, el identificador del archivo fuente que deseas encontrar si quieres efectuar la búsqueda bajo este criterio.
  2. Anota en el campo Fecha Inicial la fecha de inicio del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
  3. Anota en el campo Fecha Final la fecha de término del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
  4. Selecciona del campo Estado el estado que guarda del comprobante que deseas localizar.
  5. Haz clic en el botón Buscar. El sistema presentará en la sección Listado de Documentos aquellos Comprobantes que cumplan con los criterios de búsqueda que seleccionaste.    

     

Una vez que encuentres el documento sobre el cual deseas trabajar y que tenga un estado de ERROR, podrás visualizar los errores de este insumo presionando el enlace de ERROR. Los errores están generados por documento (aunque en mejoras posteriores serán agrupados por lote).

El sistema descargará el archivo para su análisis.

 

Cómo trabajar con las Retenciones de prueba

En esta sección podrá verificar el listado de comprobantes de prueba. Así mismo esta sección cuenta con un mecanismo de búsqueda para facilitar la consulta de un comprobante de prueba o una serie de comprobantes de prueba. 

Los parámetros de búsqueda son:

  • Fecha Inicial: Selecciona la fecha de inicio del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
  • Fecha Final: Selecciona la fecha de fin del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
  • Tipo de comprobante: Selecciona el tipo de comprobante correspondiente.

Haz clic en el botón Buscar. El sistema presentará en la sección Listado de comprobantes de prueba aquellos Comprobantes que cumplan con los criterios de búsqueda que seleccionaste.

 

Cómo trabajar con las Plantillas

Este submenú muestra las plantillas para cada uno de los comprobantes de retención que tienes registrados. Podrás realizar cambios en estas, configurarlas o reeplazarlas.

Al ingresar a esta opción el sistema despegará la pantalla Lista de Plantillas. Podrás localizar la plantilla con la que deseas trabajar seleccionando en el campo Tipo de Comprobante de Retención. 

 

Cómo editar una Plantilla
  1. Identifica la Plantilla que deseas editar. 

           

  2. Haz clic en el enlace Editar del renglón correspondiente a la plantilla que deseas modificar. El sistema desplegará la pantalla de Plantilla de retenciones. 

          

  3. Haz clic en el botón Seleccionar archivo. El sistema desplegará una ventana del explorador de archivos, donde debes elegir la ruta donde se encuentra el archivo que contiene la plantilla.

      

  4. Selecciona el archivo correspondiente y haz clic en el botón Abrir. El sistema regresará a la pantalla de Plantilla de retenciones mostrando el nombre del archivo del lado derecho del botón y desplegará debajo el botón para agregar subreportes. 
  5. Haz clic en el botón Agregar para agregar Subreportes. El sistema desplegará una ventana del explorador de archivos, donde debes elegir la ruta donde se encuentra el archivo que contiene los subreportes.

     

  6.  Selecciona el archivo correspondiente y haz clic en el botón Abrir. El sistema regresará a la pantalla de Plantilla de retenciones mostrando el nombre del archivo del lado derecho del botón.  

      

  7. Puedes agregar los archivos de Subreportes que desees usar haciendo clic en el botón Agregar o podrás eliminarlos haciendo clic en el botón Quitar.

  8.  Haz clic en el botón Siguiente. El sistema desplegará la pantalla de Configuración de Imágenes.   

     

  9. Haz clic en el botón Seleccionar archivo para agregar la imagen que desees se despliegue en el Comprobante. El sistema abrirá una ventana del explorador de archivos. Localiza la carpeta donde se encuentra el archivo con  la imagen que deseas utilizar.  

         

  10. Selecciona el archivo y haz clic en el botón Abrir. El sistema regresará a la pantalla de Configuración de Imágenes mostrando del lado derecho del botón Seleccionar archivo, el nombre del archivo que has elegido como imagen.  

     

  11. Haz clic en el botón Guardar, el sistema regresará a la pantalla de Listado de Plantillas con la información actualizada.
Cómo configurar una Plantilla
  1. Identifica la Plantilla que deseas configurar. 

           

  2. Haz clic en el enlace Configurar del renglón correspondiente a la plantilla que deseas modificar. El sistema desplegará la pantalla de Configuraciónde Imágenes.   

     

  3. Haz clic en el botón Seleccionar archivo para agregar la imagen que desees se despliegue en el Comprobante. El sistema abrirá una ventana del explorador de archivos. Localiza la carpeta donde se encuentra el archivo con  la imagen que deseas utilizar.  

         

  4. Selecciona el archivo y haz clic en el botón Abrir. El sistema regresará a la pantalla de Configuración de Imágenes mostrando del lado derecho del botón Seleccionar archivo, el nombre del archivo que has elegido como imagen.  

     

  5. Haz clic en el botón Guardar, el sistema regresará a la pantalla de Listado de Plantillas con la información actualizada.
Cómo reemplazar una Plantilla
  1. Identifica la Plantilla que deseas reemplazar. 

           

  2. Haz clic en el enlace Configurar del renglón correspondiente a la plantilla que deseas modificar. El sistema desplegará la pantalla de Plantilla de retenciones. Realiza las acciones descritas en el tema Cómo editar una plantilla  descrita arriba.

    La acción de Edición aplicará a los comprobantes ya existentes, mientras que la acción de Reemplazar, utilizara la nueva plantilla a partir del momento que sea asignada, y los comprobantes creados con anterioridad conservarán el formato ya asignado.

Cómo cargar una Plantilla
  1. Identifica la Plantilla que deseas cargar. 

     

  2. Haz clic en el enlace Cargar del renglón correspondiente a la plantilla que deseas modificar. El sistema desplegará la pantalla de Plantilla de retenciones. Realiza las acciones descritas en el tema Cómo editar una plantilla  descrita arriba. 

     

Cómo trabajar con Conciliación Retenciones

En este apartado obtendrás las Retenciones y Cancelaciones de Retenciones que han sido conciliados.

Se concilian todas las Retenciones Timbradas por Tralix que no estén en la XSA, estos serán mostrados en el Listado de Empresas.

  1. Accede a Retenciones >> Conciliación Retenciones. El sistema te mostrará la siguiente ventana.

Cómo buscar una retención conciliada

  • Anota en el campo RFC receptor el RFC que corresponda si es que deseas hacer la búsqueda por este criterio.
  • Anota en el campo UUID el identificador único universal que permite reconocer y distinguir el Comprobante, si es que deseas hacer la búsqueda por este criterio.
  • Anota en el campo Fecha retención Desde la fecha de inicio del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
  • Anota en el campo Fecha retención Hasta la fecha de término del rango en el que deseas hacer la búsqueda.
  • Presiona el botón Buscar. El sistema presentará en la sección Listado de Retenciones aquellos Comprobantes que cumplan con los criterios de búsqueda que seleccionaste. O en su defecto haz clic en el botón Restablecer para limpiar los criterios de búsqueda.

Cómo descargar un Comprobante de Retenciones


1. Marca la casilla de selección del comprobante que deseas descargar. Haz clic en el botón Descargar. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación.

2. Haz clic en el botón para descargar el archivo XML, o en el botón  para descargar el archivo PDF. El sistema mostrará la descarga respectiva.

 

3. Para Cancelar un Comprobante de retención debes seleccionarlo haciendo clic en la casilla de selección del renglón correspondiente y luego hacer clic en el botón Cancelar. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación.

  

4. Al hacer clic en el botón Aceptar, el sistema marcará, en el Listado de Empresa, el comprobante con la etiqueta de Cancelado.

Como trabajar con el Reporte de Retenciones

El reporte de Retenciones es un reporte que se genera a partir de los XMLs generados en la XSA  .

Al ingresar a este submenú, el sistema mostrará la pantalla de Opción para reporte de Retenciones.

- La generación de los Reportes es bajo petición o de forma automatizada, en caso de realizar una consulta bajo petición deberás ingresar a menú de Reporte de Retenciones y realizar una consulta, para que la solución XSA comience a elaborar el reporte.
- Para programar la generación de los Reportes, deberá ingresar en el menú Configuración >> Reportes Fuente >> Datos de Configuración para Retenciones. 

Las opciones que se muestran corresponden a como se explica a continuación:

  • Fecha Inicial, la fecha inicio del periodo a consultar.
  • Fecha Final, la fecha fin del periodo a consultar.
  • Hora Inicial, la hora inicio del periodo.
  • Hora Final, la hora final del periodo.

Al seleccionar los datos correspondientes de clic en el botón 'Generar'. El sistema mostrará el siguiente mensaje de aviso: El reporte se encuentra en proceso de generación. Se agregará la consulta al apartado Reporte de Retenciones indicando el sistema el estado del reporte (Generando).

Una vez generado el reporte el sistema habilitará el botón CSV para descargar el archivo generado.

Estructura del Reporte
  • RFC Emisor
  • Razón Social Emisor
  • RFC Receptor
  • Razón Social Receptor
  • Fecha Emisión
  • UUID
  • Total Operación
  • Total Retención 
  • Folio
  • IVA Retenido
  • ISR Retenido
  • Período

Notas: El reporte de retenciones se consultará basándose en la información que tenga XSA y soló estarán disponibles los últimos 15 reportes.