6.- Cómo gestionar la Empresa

Este capítulo muestra la manera como podrás administrar los datos fiscales de tu empresa, los datos de las sucursales que la integran, los certificados fiscales, folios, la modalidad de operación, así como las líneas de productos y los productos de la empresa.

Cómo gestionar los Datos Fiscales

Al ingresar a está opción del menú Empresa el sistema motrará la pantalla Datos Fiscales, con la información de la Empresa que registraste en un principio, al ingresar por primera vez a XSA.   

 

  1. Haz clic en el botón Modificar. en caso de que desees cambiar la información de algunos de los campos que se muestran. El sistema desplegará la siguiente pantalla con los campos habilitados para su edición. 

     

       

  2. Haz clic en cada uno de los campos de edición y realiza los cambios deseados, con base en los siguientes conceptos.
    • Nombre: Anota el Nombre de tu empresa, tal como está registrada en el SAT.
    • RFC: Registro federal de contribuyentes.
    • Calle: Nombre de la calle del domicilio fiscal.
    • Núm. Exterior: Número exterior del domicilio fiscal.
    • Núm. Interior: Número interior del domicilio fiscal.
    • Localidad: Localidad en donde se encuentra la empresa registrada ante el SAT.
    • Colonia: Colonia de la empresa registrada ante el SAT.
    • Referencia: Información de referencia para la empresa.
    • Municipio o Delegación: Municipio en donde se encuentra la empresa registrada ante el SAT (en el D.F. proporciona la Delegación).
    • País: Selecciona el país en donde está registrada la empresa ante el SAT.
    • Estado: Estado de la República Mexicana a donde pertenece la empresa.
    • CP: Código postal correspondiente al domicilio fiscal.
    • Código GLN: Número global de localización.
    • Régimen Fiscal: Selecciona los regímenes fiscales que apliquen a la empresa.
    • Lugar de expedición: Indiqua el lugar de expedición de los CFD(I).
    • Es frontera: Marca esta casilla si la empresa se ubica físicamente en alguna zona fronteriza de México y las reglas de impuestos son distintas al resto de la república. Este dato permite la compatibilidad con Mis facturas.Net™, ya que en este otro producto de Talix™, se utiliza para aplicar reglas de impuestos.

      Los campos Nombre (Razón Social) y RFC sólo se pueden modificar si no se ha emitido ningún CFDI.  

  3. Haz clic en el botón Guardar. El sistema regresará a la pantalla Datos Fiscales, con la información actualizada.

Cómo gestionar las Sucursales

Ingresa al Submenú Sucursales de la pestaña Empresa. En esta opción podrás realizar las acciones de altas, bajas y modificaciones de las Sucursales que conforman tu empresa y sus características. 

Al ingresar el sistema desplegará la pantalla Listado de Sucursales. 

 

 Cómo registrar una nueva Sucursal
  1. Haz clic en el botón Nuevo. El sistema mostrará la pantalla de Nueva Sucursal mostrando los campos que debes llenar. 

      

  2. Nombre: Anota el nombre de la sucursal que estás registrando
  3. Calle: Nombre de la calle.
  4. Núm. Exterior: Número exterior del domicilio.
  5. Núm. Interior: Número interior del domicilio.
  6. Localidad: Localidad en donde se encuentra.
  7. Colonia: Colonia donde se encuentra la sucursal.
  8. Referencia: Información de referencia para la sucursal.
  9. Municipio o Delegación: Municipio en donde se encuentra la sucursal (en el D.F. proporciona la Delegación).
  10. País: Selecciona el país en donde está registrada la empresa ante el SAT.
  11. Estado: Estado de la República Mexicana a donde pertenece la sucursal.
  12. CP: Código postal correspondiente al domicilio.
  13. Clave: Esta es una referencia a esta sucursal desde sistemas externos. 
  14. Extras: Se refiere a  información extra que pueda ser de utilidad a la empresa.
  15. Código GLN: Número global de localización.
  16. Lugar de expedición: Es el lugar de donde estás registrando la sucursal.
  17. Haz clic en el botón Guardar. El sistema regresará a la pantalla Listado de Sucursales mostrando la sucursal que acabas de registrar.  

         

 Cómo modificar una Sucursal
  1. Selecciona la Sucursal a la que le deseas hacer modificaciones en su información y has clic en el enlace Modificar. El  sistema mostrará la pantalla Modificar Sucursal con los campos disponibles para ser editados.

     

  2. Coloca el cursor en el campo que deseas modificar y realiza los cambios que consideres pertinentes.

    Todos los campos se pueden modificar siempre y cuando no se trate de la matriz; de ella sólo se podrán modificar los datos Extras y la Clave.

  3. Haz clic en el botón Guardar. El sistema regresará a la pantalla Listado de Sucursales con los cambios realizados.  

        

 Cómo eliminar una Sucursal
  1. Selecciona la Sucursal que deseas borrar y has clic en el enlace Eliminar. El  sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación.

     

     

    No te será posible eliminar una Sucursal si ésta ya ha expedido al menos un comprobante. Tampoco puedes eliminar la Sucursal matriz, en cuyo caso no aparecerá el enlace de Eliminar.

  2. Haz clic en el botón Aceptar. El sistema regresará a la pantalla Listado de Sucursales mostrando que la sucursal ha sido borrada.  

        

Cómo gestionar los Certificados de Sello Digital

Un Certificado de Sello Digital, es un documento electrónico mediante el cual una autoridad de certificación (SAT) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública. 

Los certificados de sello digital son expedidos por el SAT, y para un propósito específico: firmar digitalmente las facturas electrónicas. Por medio de ellos, el contribuyente podrá sellar electrónicamente la cadena original de las facturas electrónicas que emita; así se garantiza el origen de la misma, la unicidad y las demás características que se heredan de los certificados de firma electrónica avanzada (integridad, no repudio y autenticidad).  

El contribuyente podrá optar por utilizar un sello digital para toda su operación (matriz y sucursales) o tramitar uno para cada una de las sucursales, establecimientos o locales, donde emita facturas electrónicas.

Si no cuentas con un Certificado de Sello Digital no puedes emitir CFDI.

Para más información sobre el proceso de obtención de certificados de sello digital consulta la página web del Servicio de Administración Tributaria. http://www.sat.gob.mx/Paginas/Inicio.aspx 

Al ingresar a esta opción el sistema despliega la pantalla de Certificado(s) de Sello Digital, donde se muestra la información de los certificados con que cuenta la empresa, tal como el Propietario, la Serie, y el período de validez del mismo. Ten especial cuidado en la fecha en que vence un certificado, debes estar al pendiente de dicha fecha para descargar el (los) nuevo(s) certificado(s).  

  

Si elegiste un certificado por empresa, entonces todos los CFDI serán firmados con el mismo certificado sin importar en qué sucursal sean emitidos. Al seleccionar un certificado por sucursal, los CFDI generados serán firmados con el certificado de la sucursal a la que pertenece.

Cómo reemplazar un Certificado de Sello Digital
  1. Selecciona la Sucursal a la que deseas reemplazar el Certificado de Sello Digital, y haz clic en el enlace Reemplazar Certificado.   

       

  2. Haz clic en el botón Seleccionar archivo del campo Clave Privada (.key). El sistema abrirá una ventana del Explorador de Archivos, selecciona la ruta donde se encuentran este archivo y selecciona el que corresponda.  

  3. Haz clic en el botón Abrir. El sistema regresará a la pantalla anterior y mostrará el nombre del archivo seleccionado.   

  4. Haz clic en el botón Seleccionar archivo del campo Certificado (.cer). El sistema abrirá una ventana del Explorador de Archivos, selecciona la ruta donde se encuentran este archivo y selecciona el que corresponda.

  5. Haz clic en el botón Abrir. El sistema regresará a la pantalla anterior y mostrará el nombre del archivo seleccionado.   

     

  6. Anota en el campo Contraseña la contraseña correspondiente. Haz clic en el botón Guardar. El sistema regresará a la pantalla Certificado(s) de Sello Digital con la información actualizada.   

     

Cómo eliminar un Certificado de Sello Digital
  1. Selecciona la Sucursal a la que deseas eliminar el Certificado de Sello Digital, y haz clic en el enlace Eliminar. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación.   

     

  2.  Haz clic en el botón Aceptar. El sistema regresará a la pantalla Certificado(s) de Sello Digital con una liga para Reemplazar Certificado de acuerdo al modo de operación con el que estás trabajando.   

      

  3. Carga los certificados de acuerdo a la modalidad que hayas elegido: Un certificado por empresa, o por sucursal. Los archivos requeridos para esto tienen las extensiones .cer y .key.
  4. Sube y valida los certificados al sistema con la contraseña que elegiste durante el proceso de obtención de tu certificado de sello digital, usando la aplicación SOLCEDI del SAT.

  5. Esta opción sólo se visualizará mientras no exista ningún certificado para la sucursal o empresa en que se esté trabajando.

Cómo gestionar los Folios

Cada documento generado tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares, como es el caso de las facturas, recibos, entre otros. Esta numeración individual es el folio. 

Al inigresar a esta opción del menú Empresa, el sistema despelgará la siguiente pantalla de Folios, indicando la Series registradas, el folio de inicio, el folio final, los folios que están disponibles y el porcentaje de uso. 

Al trabajar en el esquema de facturación CFDI, el manejo de series y folios será de la siguiente manera.

Cómo agregar una nueva serie
  1. Haz clic en el botón Agregar. El sistema mostrará la pantalla Asignación de Folios.    

     

    Nota*  El rango de folios permitidos es de 500,000. para adicionar un rango más grande contacta a tu administrador.
  2. Anota en el campo Serie el identificador de la serie que le quieras asignar.
  3. Anota en el campo Folio Inicial el folio inicial correspondiente a la serie que estás registrando.
  4. Anota en el campo Folio Final el folio final correspondiente a la serie que estás registrando.
  5. Haz clic en el botón Guardar. El sistema regresará a la pantalla de Folios con los folios que acabas de registrar.    

         

Cómo eliminar una serie
  1. Marca la casilla correspondiente a la Serie que deseas borrar y haz clic en el botón Eliminar. El sistema despelgará el siguiente mensaje de confirmación.   

     

  2. Haz clic en el botón Aceptar. El sistema regresará a la ventana de Folios con la información actualizada.   

      

Sólo podrás eliminar las series de las cuales no tenga CFDI generados.

XSA enviará de forma automática notificaciones sobre series-folios de control interno en los casos en que los folios estén por terminarse, para que la persona encargada pueda ingresar al SAT a solicitar nuevas series y folios, en caso de que su esquema de facturación sea CFD, o bien, para que se creen nuevas series y folios directamente en XSA para empresas con el esquema de facturación CFDI.

A continuación se muestra une ejemplo del correo enviado por XSA.

 

Modalidad Operación

El modo de operación es uno de los parámetros que se definen durante la configuración inicial. Existe la posibilidad de cambiar esta configuración de la empresa. Al ingresar a esta opción el sistema despliega la pantalla de Modo de Operación.

 

Las acciones para cambiarla son las siguientes:

  1. Haz clic en el botón Modificar. El sistema mostrará la pantalla siguiente. 

     

  2. Marca la opción que deseas ajustar. Haz clic en el botón Guardar. El sistema regresará a la pantalla anterior con el Modo de Operación actualizado.

      

Un Certificado por empresa

Debes configurar un Certificado de Sello Digital (CSD) para la empresa y todas sus sucursales (si éstas existieran). Si la empresa no tiene sucursales, ésta es la modalidad de operación que debes elegir.

Esto se verá reflejado en la opción Certificados del menú Empresa, en el apartado de Certificado(s) de Sello Digital de la siguiente manera.

 

Un certificado por sucursal

Debes configurar un Certificado de Sello Digital (CSD) diferente para cada una de las sucursales de la empresa.

En caso que hayas elegido la modalidad de un certificado por empresa, todos los CFDI serán firmados con el mismo certificado sin importar de qué sucursal sean emitidos; si seleccionaste un certificado por sucursal, los CFDI generados serán firmados con el certificado de la sucursal a la que pertenece. 

Esto se verá reflejado en la opción Certificados del menú Empresa, en el apartado de Certificado(s) de Sello Digital de la siguiente manera.

  

Usa únicamente el modo de certificado por sucursal si ya tienes los certificados de sello digital de tus sucursales tramitados ante el SAT; de lo contrario, las sucursales no podrán emitir CFDI.

Gestión de Usuarios

Mediante esta opción, como Administrador podrás realizar el Alta o Modificación de los usuarios que acceden a la aplicación dentro de tu empresa.

Al ingresar a esta opción del menú se despliega la pantalla siguiente, con la sección de Opciones de Búsqueda y el Listado de Usuarios.

Cómo buscar un Usuario

A fin de hacer la búsqueda más ágil, puedes usar los filtros que se presentan, ya sea por User ID, Nombre, Email; por Rol , la función que tiene en 3757HDnTJmjtJYYo-XSAlogo-01.png; o por Estado que guarda en la operación dentro de 3757HDnTJmjtJYYo-XSAlogo-01.png.

Al hacer clic en el botón Buscar, el sistema desplegará en el Listado de Usuarios aquellos usuarios que cumplen con los criterios de búsqueda que asignaste en las opciones de búsqueda. 

Por ejemplo, si asignamos la búsqueda de todos los que tengan el Rol de Aministrador de CFD's y cuyo estado sea ACTIVO, el sistema arrojará como resultado los usuarios que se muestran en la pantalla siguiente.

 

Cómo registrar un nuevo Usuario
  1. Haz clic en el botón Nuevo. El sistema desplegará la pantalla de Creación de Usuario con los campos habilitados para su registro. Los campos marcados con * (asterisco) son los que debes llenar cómo mínimo y son obligatorios. 

      

  2. Selecciona en el campo Rol del Usuario uno de los roles que se presentan en la lista. Las opciones a las que tendrá acceso un usuario, serán las que se le asignen a un rol al momento de ser creado.
  3. Anota en el campo User Id el identificador de usuario con el cual accederá a la aplicación.
  4. Anota en el campo Email un correo electrónico válido y único, ya que será a donde se envíen los datos tales como la dirección de acceso, el usuario y la contraseña (misma que después podrá modificar).
  5. Anota en el campo Nombre el nombre del usuario del que estás creando la cuenta.
  6. Anota en el campo Apellido Paterno, el apellido paterno del usuario.
  7. Anota en el campo Apellido Materno, el apellido materno del usuario.
  8. Elige del campo Fecha de Expiración de Contraseña la fecha en que deseas que expire la contraseña y tenga que renovarse esta. Esto es en el caso en que desees que la contraseña del usuario caduque antes de la fecha definida en forma general para todos los usuarios de la aplicación. La fecha de expiración de la contraseña de definirá como la más próxima definida entre la general y la asignada en este campo.
  9. Elige del campo Fecha de Inactivación de Usuario, la fecha en que desees se inactive el acceso al usuario. Esta se asigna en caso que se desees que la cuenta del usuario se inactive antes de la fecha que se usa en general para todos los usuarios de la aplicación. La fecha de inactivación de la cuenta se definirá como la más próxima definida entre la general y la asignada en este campo.
  10. Anota en el campo Extra alguna información necesaria que pueda ser de utilidad en la identificación del usuario que estás registrando.
  11. Selecciona del campo Visualización de el acceso a la vista de Facturación, Todo o Nómina.
  12. Haz clic en el botón Guardar. El sistema regresará a la pantalla anterior mostrando el usuario que acabas de registrar. 

       

Cómo modificar un Usuario
  1. Localiza al usuario que deseas modificar determinada información.  . 

       

  2. Haz clic en el enlace Modificar. El sistema motrará la siguiente pantalla con la información del Usuario y los campos habilitados para su modificación, exceptuando el Email. 

     

  3. Realiza los cambios que consideres pertinentes en los campos que desees. Haz clic en el botón Guardar. El sistema regresará a la pantalla de Opciones de Búsqueda y el Listado de Usuarios con las modificaciones efectuadas. 

Token

En este módulo podrás obtener un Token para las empresas que no tienen key de integración de empresa.

Da clic en el menú Empresas, posteriormente en el submenú Token. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla. Mostrará los campos correspondientes Nombre, RFC y Token.